Thông tin liên hệ

Mẫ file excel theo dõi và quản lý hợp đồng

Thứ ba - 11/10/2016 23:10

Mỗi file excel đều cho phép quản lý các thông tin chung về hợp đồng

  1. Quản lý các thông tin về hợp đồng mua, hợp đồng bán: giá trị hợp đồng, Ngày ký, đối tác ký kết…
  2. Theo dõi được tình trạng của từng hợp đồng để biết được hợp đồng đó đang thực hiện, chưa thực hiện, tạm ngừng thực hiện, thanh lý…
  3. Trên mỗi hợp đồng bán, có thể quản lý các mặt hàng về số lượng, đơn giá bán mà hợp đồng đã được ký kết với bên mua.
  4. Để phục vụ việc phân loại và quản lý hợp đồng: chương trình cho phép nhóm hợp đồng theo nhiều tiêu chí khác nhau như Khách hàng, Đơn vị thực hiện, Tình trạng thực hiện, Ngày ký…
  5. Hợp đồng cho phép đính kèm các văn bản liên quan và theo dõi được giá trị hợp đồng
    Các tiện ích giúp khách hàng thuận tiện trong sử dụng, nhập liệu nhanh…
  6. Từ giao diện hợp đồng cho phép chọn được chứng từ thu, chứng từ chi phát sinh liên quan đến hợp đồng đó.

Dưới đây là Link download và hướng dẫn sử dụng file excel quản lý hợp đồng

Mẫu 1: file excel quản lý hợp đồng mua bán

Download File số 01: excel 01_Hop-dong-mua-ban-tren-EXCEL

Hướng dẫn sử dụng file 01
1/ Mật khẩu sử dụng đăng nhập là: 123
2/ Với những bạn mới quen, khi mở files nhớ chọn Enab…macros, xin đừng chọn Di… macros mà “đi” luôn đó, không sử dụng được đâu (xem video trước khi dùng nhé!)
3/ Chương trình cho chi tiết kết quả thực hiện của từng hợp đồng riêng biệt, của tất cả các hợp đồng của một khách hàng riêng biệt và của tất cả các hợp đồng đã ký với công ty
4/ Khi mở chuơng trình, tất cả các hợp đồng nào đã quá thời hạn mà chưa được thanh lý sẽ có hộp thông báo để các bạn biết
5/ Tương tự khi xem kết quả thực hiện của một hợp đồng chi tiết cũng có hộp thông báo tuơng tự

 

Mẫu 2: Quản lý và theo dõi hợp đồng bằng EXCEL

Download File số 02: excel Theo-doi-cac-hop-dong-bang-EXCEL

file-2-quan-ly-hop-dong-bang-excel
file-2-quan-ly-hop-dong-bang-excel

Hướng dẫn sử dụng file 02
hướng dẫn cụ thể như sau:
Mình xin lấy một ví dụ để mọi người có cái nhìn rõ nét về cách sử dụng file này:
Chúng ta có các Hợp đồng là 1/2008/HĐKT về việc Thi công đường vận hành do công ty A-B-C thi công, giá trị hợp đồng là 5tỷ, ký ngày 12 tháng 6 năm 2008, thuộc gói thầu GXD1
Cách nhập:
Đầu tiên chúng ta nhập số hợp đồng vào sheet soHD, như hình

huong-dan-1
Tiếp theo chúng ta nhập tên nhà thầu thi công vào sheet DSNT

huong-dan-quan-ly-hop-dong-excel-2

Tiếp theo chúng tao phải nhập vào sheet data (càng đầy đủ các nội càng tốt), vì đây là dữ liệu đầu tiên về hợp đồng nên tại cột 0chúng ta gõ chữ HD, các nội dung khác như tên hợp đồng, tên nhà thầu, tên gói thầu, tên hạng mục, tên mục thì các bạn đưa chuột vào góc dưới bên phải của ô trên cùng dòng đó để chọn nhé, các ô khác trên cùng dòng đó thì các bạn nhập bằng tay, như hình minh họa:

huong-dan-quan-ly-hop-dong-excel-3

Như vậy là chúng ta đã nhập xong dữ liệu ban đầu và cần thiết về hợp đồng này.

Chúng ta tạm ứng cho nhà thầu 10% giá trị hợp đồng tương đương 500 triệu đồng.

Cách nhập: Vì đây là tạm ứng nên chúng ta gõ thêm chữ TUH vào cột STT (chữ này để máy nó hiểu thêm là tạm ứng), (nếu là quyết toán thì gõ chữ QT và cột STT nhé) cụ thể  như hình vẽ:

huong-dan-quan-ly-hop-dong-excel-4

Tiếp theo nhà thầu làm hồ sơ thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành đợt 1, giá trị nghiệm thu là 2,3 tỷ, cách nhập như hình vẽ:

huong-dan-quan-ly-hop-dong-excel-5

Như vậy về cơ bản là chúng ta đã nhập xong.

Bây giờ chúng ta sẽ tổng hợp tình trạng hợp đồng 1/2008/HĐKT để xem thế nào nhé, các bạn copy số hợp đồng rồi sang sheet CTTTHD rồi làm như hình vẽ:

huong-dan-quan-ly-hop-dong-excel-6

Ở đây chúng ta thấy cột “Giá trị TT của PTCKT – phòng tài chính kế toán có chữ “Chờ xử lý” là bởi vì Ban A mới làm thủ tục nghiệm thu thanh toán, hồ sơ thanh toán chưa gửi ra Ngân hàng or nôm na là Ban A chưa trả tiền cho bên B nên có chữ đó, khi mà Ban A đã trả tiền cho bên B với giá trị là bao nhiêu thì các bạn nhập giá trị đó vào cột 17 (trên cùng dòng của đợt tạm ứng hoặc thanh toán đó) tại sheet data thì kết qả thế nào các bạn tự “Cập nhật TT HĐ thầu chính” tại sheet CTTTHD để khám phá nhé….

Chức năng của các sheet khác thì tương tự. Chúc thành công.

1. Một số lưu ý khi sử dụng quản lý hợp đồng bằng Excel

Việc sử dụng File Excel để quản lý hợp đồng cho công ty, tuy rất tiện lợi và không tốn kém chi phí
Nhưng vẫn còn nhiều hạn chế:

  1. Bạn cần phải biết thủ thuật tin học cơ bản về Excel
  2. Bạn nên đặt mật khẩu mới cho File Excel (Sửa mật khẩu Login đăng nhập mặc định. Bạn sẽ được bảo mật tốt hơn với hai lớp mật khẩu)
  3. Nên sao lưu thường xuyên hoặc tạo 1 bản backup trước khi chỉnh sửa
  4. Bạn cần kiên trì sử dụng làm quen thời gian đầu
  5. Nên có hướng quản lý khách hàng sau cho nhóm quy mô lớn hơn

2. Nên nâng cấp phần mềm quản lý khách hàng và chăm sóc khách hàng CRM

Diễn đàn không khuyến khích bạn quản lý hợp đồng khách hàng bằng Excel. Bạn chỉ nên sử dụng cho việc thực tập nghiệp vụ nhân viên. Excel chỉ là ứng dụng giúp bạn lưu trữ và xử lý những bài toán nhỏ của cá nhân hoạt động kinh doanh hộ gia đình không có định hướng mở rộng trong tương lai. Hãy chú tâm hơn tới việc quản lý khách hàng một cách thực sự. Hiệu quả lợi nhuận mới là mục tiêu doanh nghiệp hướng tới và thời gian là 1 yếu tố quyết định sự phát triển của công ty

Bạn có thể trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng ECRM trong 14 ngày với đầy đủ tính năng(quản lý thông tin, hợp đồng, giao việc, nhắc lịch hẹn, thống kê, phân cấp …). ECRM hiện đang đáp ứng tất cả các nhu cầu cho doanh nghiệp vừa, nhỏ và lớn. Liên hệ nhân viên chăm sóc khách hàng để được tư vấn phần mềm CRM tốt nhất. Chúc bạn quản lý khách hàng thành công.

Tổng hợp bởi ECRM

Tổng số điểm của bài viết là: 5 trong 1 đánh giá

Xếp hạng: 5 - 1 phiếu bầu
Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây